Hinweisgeberschutzgesetz - Information zum Umgang mit Compliance-Verstößen

Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Compliance-Regeln hat für uns im DRK höchste Priorität. Verstöße dagegen müssen frühzeitig erkannt werden, um Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden für Beschäftigte, Geschäftspartner, Kundinnen und Kunden, weitere Betroffene, die Umwelt und die Organisation als Ganzes abzuwenden.

Hierzu ist im DRK Kreisverband Minden e.V. ein Hinweisgebersystem eingerichtet, das den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht. Dieses legt großen Wert auf den Schutz von Hinweisgebenden vor Benachteiligungen.

Der vorliegende Fragenkatalog soll Ihnen eine Orientierung geben, was meldefähige Verstöße nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sind, wie Sie Compliance-Verstöße melden können und wie der weitere Prozess aussieht.

Nur gemeinsam können wir für transparente und korrekte Abläufe sorgen, um uns und das DRK zu schützen sowie das Vertrauen der Öffentlichkeit in das DRK zu stärken

Hier gibt es Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Umgang mit Verstößen:

Ein Compliance-Verstoß ist die Missachtung externer rechtlicher Vorschriften sowie interner Richtlinien im Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit in nicht unerheblichem Maß, also mit einem Haftungsrisiko, Finanz- oder Reputationsschaden für das DRK, die Mitarbeitenden oder die Menschen, denen wir helfen.

Hierzu gehören unter anderem Betrug und Diebstahl, Bestechung und Korruption, Geldwäsche und Terrorfinanzierung, Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen, Belästigungen und Diskriminierung, Verkauf unter Vorgabe falscher Tatsachen, Verstoß gegen den Verhaltenskodex des DRK und gegen sonstige Gesetze und interne Richtlinien.

Ebenso können Beschwerden wegen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken und wegen etwaiger Verletzungen der entsprechenden Sorgfaltspflichten gem. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) auf diesem Wege gemeldet werden.

Dagegen gehören allgemeine Beschwerden oder Unzufriedenheit nicht dazu. Im Zweifelsfall sollte der mögliche Verstoß gemeldet oder zunächst vertraulich die Einschätzung einer Führungskraft eingeholt werden.

Es ist wichtig, Verstöße vertraulich und schnell an die richtige Stelle (s.u.) zu melden, damit diese überprüft und die notwendigen Maßnahmen eingeleitet werden können. Häufig lassen sich so die Risiken reduzieren und mögliche Schäden noch abwenden. Dies gilt sowohl für tatsächliche Verstöße als auch für begründete Verdachtsmomente.

Mithilfe von Hinweisen können Missstände und Schwachstellen frühzeitig aufgedeckt und angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um z.B. Finanz- und Reputationsschäden zu verhindern. Dies stärkt unsere Integrität und somit auch das Vertrauen in das DRK von innen und außen. Intern geht es aber auch darum, aus Fehlern zu lernen und gemeinsam zu prüfen, wie diese in Zukunft vermieden werden können.

Wir, der/die DRK-Kreisverband Minden e.V., nutzen den Meldestellen-Service der BBS GmbH in Münster und haben hierüber eine interne Meldestelle eingerichtet. Wenn Sie konkrete, begründete Hinweise auf Rechtsverletzungen oder Regelverstöße in unserer Organisation haben oder solche vermuten, haben Sie folgende Möglichkeiten, Kontakt mit der Meldestelle aufzunehmen:

• über das Meldeportal: DRK Kreisverband Minden e.V.

Das digitale Meldeportal ermöglicht einen sicheren und vertraulichen Austausch zwischen der hinweisgebenden Person und der Meldestelle bei der BBS GmbH über ein anonymisiertes Postfach. Zusätzlich gibt es dort die Möglichkeit zur sicheren Dateienübermittlung (Dokumente, Fotos, Videos).

• per E-Mail an: compliance(at)drk-bbs.de
• per Brief an:

DRK Landesverband Westfalen Lippe
Betriebswirtschaftliche Beratungs- und Service GmbH
Compliance
Hammer Str. 138-140
48153 Münster

• Per Telefon: 0251 9739 515

Nach Rücksprache bietet die BBS GmbH auch die Möglichkeit einer persönlichen Zusammenkunft (digital oder vor Ort) an. Falls im Einzelfall alle genannten Stellen ungeeignet erscheinen, kann ein Hinweis bei der zuständigen externen Meldestelle beim Bundesamt für Justiz gemeldet werden.

Ja, über das digitale Meldeportal sind auch anonyme Hinweise möglich. Die Kommunikation mit der Meldestelle erfolgt über ein anonymisiertes Postfach. In so einem Fall ergänzen Sie bitte möglichst viele Details und, sofern vorhanden, auch Unterlagen, die Ihren Verdacht stützen. Denn nur, wenn sich hinreichend konkrete Untersuchungsansätze und Möglichkeiten der Beweisführung ergeben, kann Ihr Hinweis letztlich etwas bewirken.

Nach dem Eingang des Hinweises wird innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung an die hinweisgebende Person verschickt.

Der Sachverhalt wird in der Meldestelle schnellstmöglich und ausführlich untersucht. Die BBS GmbH stellt dabei höchste Vertraulichkeit und Fairness im Umgang mit der hinweisgebenden Person sicher. Im Zusammenspiel des Meldestellen-Service der BBS GmbH und der Vertrauensperson in unserer Organisation werden Entscheidungen zu erforderlichen und angemessenen Folgemaßnahmen getroffen. Um aus Fehlern zu lernen und Risiken zukünftig zu reduzieren, werden auch Prozesse und Strukturen hinterfragt und nach Möglichkeit optimiert.

Spätestens nach drei Monaten wird der hinweisgebenden Person über den Stand des Vorgangs informiert. Jeder Vorgang wird vertraulich durch den Meldestellen-Service der BBS GmbH dokumentiert.

Alle Informationen rund um den Hinweis, insbesondere die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person und der Betroffenen, werden streng vertraulich behandelt und nach angemessener Zeit gelöscht. Dies erfolgt unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, einschließlich der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Der Meldestellen-Service der BBS GmbH steht, wenn nötig, im Austausch mit unserer internen Vertrauensperson, übermittelt den Namen der hinweisgebenden Person aber nur mit deren Zustimmung. Der Kreis der in die Hinweisprüfung einbezogenen Personen wird stets so klein wie möglich gehalten („need-to-know-Prinzip“). Alle Beteiligten sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Hinweisgebende, die nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis geben, werden vor Diskriminierung und Repressalien jeglicher Art (z.B. Abmahnung oder Kündigung) geschützt (Hinweisgeberschutz). Gemeldete Vorfälle werden mit größter Vertraulichkeit behandelt. Es wird sichergestellt, dass hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile aus der Meldung eines Vorfalls entstehen. Der Schutz besteht nicht bei Meldungen, die in schlechter Absicht getätigt werden oder eine absichtliche Rufschädigung bezwecken.

Sollte aus einem Hinweis dennoch eine Benachteiligung entstehen, stellt dies einen eigenständigen Compliance-Verstoß dar, der bei den genannten Ansprechpersonen gemeldet werden kann und sollte. Die für die Benachteiligung verantwortlichen Personen müssen dann selbst mit arbeits- und ggf. strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

In diesem Fall gilt die Beweislastumkehr, d.h. der Arbeitgeber müsste vor Gericht nachweisen, dass die Benachteiligung nicht im Zusammenhang mit dem abgegebenen Hinweis steht. Dies muss die hinweisgebende Person jedoch vorher geltend machen.